Wie erstellt man die Gästeliste und versendet die Hochzeitseinladungen? 

Wenn ihr eure Hochzeit plant, sind die Themen Hochzeitseinladungen und Erstellung einer Gästeliste mit die Wichtigsten. Damit bestimmt ihr nicht nur die Größe eurer Hochzeit, sondern auch, welche Locations und Dienstleistungen geeignet sind. In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr eine Gästeliste erstellt und eure Hochzeitseinladungen versendet.

Save-the-Date Karten: Wann verschicken?

Bevor ihr die offiziellen Hochzeitseinladungen verschickt, empfiehlt es sich, Save-the-Date Karten zu versenden. Diese solltet ihr rund neun bis zwölf Monate vor der Hochzeit verschicken, besonders wenn viele eurer Gäste von außerhalb kommen oder die Hochzeit in einer besonders beliebten Reisezeit stattfindet. Die Save-the-Date Karten dienen dazu, dass eure Hochzeitsgäste sich den Termin frühzeitig freihalten können.

Wann solltet ihr die Hochzeitseinladungen verschicken?

Der ideale Zeitpunkt, um eure Hochzeitseinladungen zu verschicken, liegt etwa zwei bis drei Monate vor eurem großen Tag, wenn ihr Save-the-Date Karten verschickt habt und sechs bis acht Monate ohne eine vorherige Ankündigung. Das gibt euren Gästen genügend Zeit, um den Termin einzuplanen, eventuelle Reisevorbereitungen zu treffen und euch rechtzeitig zuzusagen. Plant ihr eine Hochzeit im Ausland oder während der Ferienzeit, kann es sinnvoll sein, die Einladungen sogar noch früher zu verschicken.

Für ein schönes Gesamtbild, gestaltet eure Save-the-Date-Karten und Hochzeitseinladungen passend zu eurem Moodboard. Bei Send a Smile könnt ihr aus vielen verschiedenen Stilen wählen und eure Papeterie selbst gestalten, damit sie euren großen Tag perfekt widerspiegelt.

Wie sollten die Hochzeitseinladungen gestaltet werden?

Die Gestaltung eurer Hochzeitseinladungen sollte euren persönlichen Stil und das Thema eurer Hochzeit widerspiegeln. Hier sind einige Tipps:

• Design: Wählt ein Design, das zu eurem Hochzeitsthema passt. Ob klassisch, modern, vintage oder romantisch – die Einladung gibt euren Gästen einen ersten Eindruck von eurer Hochzeit.
• Farben und Schriftarten: Achtet darauf, dass die Farben und Schriftarten harmonisch sind und zum Gesamtbild eurer Hochzeit passen. Die Lesbarkeit sollte immer im Vordergrund stehen.
• Inhalt: Die Einladung sollte alle wichtigen Informationen enthalten: Datum, Uhrzeit, Ort der Trauung und der Feier, Dresscode, Anfahrtsbeschreibung und Übernachtungsmöglichkeiten. Vergesst nicht, um eine Rückmeldung (RSVP) zu bitten und ein Datum für die Rückmeldung anzugeben.

Es gibt viele Möglichkeiten eure Hochzeitspapeterie individuell zu gestalten. Eine persönliche Note, wie ein handgeschriebener Satz oder ein Foto von euch zum Beispiel. Bei Send a Smile findet ihr auch gestaltbare Aufkleber und Sticker, sowie wunderschöne Veredelungen wie den Foliendruck. Solche kleinen Besonderheiten könnt ihr nutzen, um eure Einladungen genau nach euren Wünschen zu gestalten.

Wie erstellt ihr eine Gästeliste für eure Hochzeit?

Schritt 1: Bestimmt die Gesamtzahl der Hochzeitsgäste

Bevor ihr mit der Erstellung einer Gästeliste beginnt, ist es wichtig zu wissen, wie viele Gäste ihr insgesamt einladen möchtet. Die Bestimmung der Gesamtzahl der Gäste ist ein entscheidender erster Schritt bei der Planung eurer Traumhochzeit, da sie jeden Aspekt eures Hochzeitstages beeinflussen kann, vom Veranstaltungsort über die Speisen und Getränke bis hin zur Auswahl der Musik.

Budget und Gästeliste

Bei der Bestimmung der Anzahl der Gäste sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Zunächst ist es wichtig, sich das Budget anzusehen, das ihr für die Hochzeit festgelegt habt. Denkt daran, dass jeder zusätzliche Gast die Kosten erhöht, von Speisen und Getränken bis hin zu den Einladungen und der Hochzeitsreise.

Location und Gästeliste

Auch die Größe der Location, in der ihr eure Hochzeit ausrichten möchtet, ist ein wichtiger Faktor für die Anzahl der Gäste. Wenn ihr von einer intimen Zeremonie an einem malerischen Ort träumt, solltet ihr die Anzahl der Gäste entsprechend planen. Wenn ihr jedoch eine große Hochzeit in einem großen Veranstaltungsraum veranstalten möchtet, könnt ihr mehr Personen einladen.

Atmosphäre und Gästeliste

Ein weiterer Faktor bei der Bestimmung der Gästezahl ist die Atmosphäre, die ihr schaffen möchtet. Möchtet ihr eine intime und gemütliche Stimmung, in der sich alle verbunden fühlen? Oder bevorzugt ihr eine formellere und elegantere Atmosphäre? Das kann die Anzahl der Gäste beeinflussen, die ihr einladet.

Schritt 2: Gästeliste erstellen

Sobald ihr die Gesamtzahl der Gäste ermittelt habt, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wen ihr einladen möchtet und wen nicht. Dies kann ein herausfordernder Prozess sein, da ihr wahrscheinlich nicht jeden einladen könnt, den ihr kennt. Schließlich möchtet ihr eine besondere und intime Atmosphäre für euren großen Tag schaffen.

Priorisierung der Gäste

Beginnt beim Erstellen der Gästeliste damit, Familienmitglieder und enge FreundInnen einzuladen. Das sind die Menschen, die euch und eurem Partner am wichtigsten sind und die wahrscheinlich an eurem großen Tag anwesend sein werden. Von dort aus könnt ihr eure Gästeliste um weitere FreundInnen, KollegInnen und Bekannte erweitern.

Kinder und Plus Eins

Es ist auch wichtig zu überlegen, ob ihr Kinder zu eurer Hochzeit einladen möchtet und ob eine Plus Eins im Budget einkalkuliert wird. Denkt daran, dass ein extra Unterhaltungsprogramm für die Kinder eine gute Möglichkeit bietet, dass alle den Tag ausgiebig genießen können. Aber wenn ihr eine formellere und erwachsene Atmosphäre schaffen möchtet, könnt ihr euch dafür entscheiden, nur Erwachsene einzuladen.

Schritt 3: Kategorisiert eure Gäste

Nun, da ihr eine Liste der wichtigsten Personen erstellt habt, die ihr einladen möchtet, ist es an der Zeit, den Rest der Hochzeitsgäste in Kategorien einzuteilen. So könnt ihr leichter entscheiden, wen ihr einladen möchtet und wie viele Personen in jede Kategorie passen.

Gruppierung der Gäste

Eine gängige Methode zur Kategorisierung von Gästen besteht darin, sie in Gruppen einzuteilen, z. B. Familie, FreundInnen, KollegInnen und Bekannte. Dadurch erhaltet ihr eine bessere Vorstellung davon, wie viele Personen sich in jeder Kategorie befinden und wie viele ihr einladen möchtet.

Weitere Kriterien zur Einteilung

Ihr könnt eure Gäste auch nach anderen Kriterien klassifizieren, beispielsweise nach Standort oder gemeinsamen Interessen. Auf diese Weise könnt ihr Gruppen bilden, die gut zusammenpassen und die Chance erhöhen, dass alle eine gute Zeit bei eurer Hochzeit haben. Vergesst nicht, eine Liste aller Ersatzgäste zu erstellen. Das sind Gäste, die ihr einladen könnt, wenn ihr Absagen erhaltet. So verhindert ihr unerwartete Leerstände bei eurer Hochzeit.

Schritt 4: Bestimmt die Anzahl der Gäste pro Kategorie

Nachdem ihr nun eine Liste wichtiger Personen erstellt und eure Gäste kategorisiert habt, ist es an der Zeit, die Anzahl der Gäste pro Kategorie zu bestimmen. Es ist wichtig, das Budget, das ihr für eure Hochzeit festgelegt habt, und die Größe der Location zu berücksichtigen.

Erwartungen pro Kategorie

Legt je nach persönlicher Vorliebe fest, ob ihr die gleiche Anzahl an Gästen pro Kategorie oder mehr oder weniger Gäste in einer bestimmten Kategorie einladen möchtet. Bedenkt, dass die Einladung von mehr Gästen in einer bestimmten Kategorie Auswirkungen auf das Budget und die Wahl der Location haben kann. Es kann auch nützlich sein, die erwartete Besucherzahl pro Kategorie zu berücksichtigen. Beispielsweise nehmen Familienmitglieder und enge FreundInnen wahrscheinlich häufiger teil als entfernte Bekannte oder KollegInnen. Auf dieser Grundlage könnt ihr die Anzahl der Gäste pro Kategorie weiter spezifizieren und anpassen.

Schritt 5: Erstellt eine endgültige Gästeliste

Nun, da ihr alle Schritte zur Erstellung einer Gästeliste durchlaufen habt, ist es an der Zeit, diese zu finalisieren. Beginnt mit der Liste der wichtigen Personen, die ihr unbedingt einladen möchtet, und fügt die Gäste aus den verschiedenen Kategorien hinzu. Es ist wichtig, sich noch einmal die Gesamtzahl der Gäste anzusehen, die ihr einladen möchtet und zu prüfen, ob diese in euer Budget und die Größe des Veranstaltungsortes passt.

Übersicht behalten

Ein nützlicher Tipp bei der Erstellung der Gästeliste besteht darin, diese in einer Tabelle oder einem Dokument im Auge zu behalten. Auf diese Weise könnt ihr ganz einfach Gäste hinzufügen oder entfernen und behaltet den Überblick über die Gesamtzahl.

Schritt 6: Einladungen verschicken

Sobald die endgültige Gästeliste erstellt ist, geht es an den Versand der Einladungen. Dies kann je nach Wunsch und Budget digital oder auf Papier erfolgen. Achtet in jedem Fall darauf, dass die Einladungen klar verständlich sind und alle notwendigen Informationen, wie Datum, Uhrzeit, Ort und RSVP-Datum, enthalten.

RSVP-Datum

Das RSVP-Datum gibt an, bis wann eure eingeladenen Gäste Bescheid geben sollen, ob sie zur Hochzeit kommen oder nicht. Bedenkt, dass einige eurer Gäste möglicherweise noch anreisen oder ihre Zeitpläne anpassen müssen. Gebt ihnen daher genügend Zeit, um zu antworten.

Umgang mit nicht eingeladenen Personen

Möglicherweise müsst ihr ein paar Leute enttäuschen, die es nicht auf die finale Gästeliste geschafft haben. Es kann unangenehm sein, Menschen abzuweisen, aber es gibt Möglichkeiten, damit umzugehen.

Persönliche Mitteilung

Wenn ihr euch entscheidet, jemanden nicht zu eurer Hochzeit einzuladen, ihr aber ein persönliches Verhältnis zu der Person pflegt, ist es wichtig, dass ihr die Nachricht auch persönlich überbringt. Ruft an oder sendet eine Nachricht, um ihnen mitzuteilen, dass ihr die Person wertschätzt, ihr aber leider nicht alle einladen könnt.

Erklärung und Alternativen

Es kann hilfreich sein, zu erklären, warum ihr die Person nicht eingeladen habt, und eine Alternative anzubieten, wie zum Beispiel eine separate Feier oder eine Einladung zu einer anderen Veranstaltung im Zusammenhang mit eurer Hochzeit, wie einem Junggesellenabschied.

Standhaft bleiben

Sobald ihr euch entschieden habt, wen ihr zu eurer Hochzeit einladen möchtet und wen nicht, bleibt bei eurer Entscheidung standhaft und lasst euch nicht unter Druck setzen, mehr Leute einzuladen, als ihr ursprünglich geplant hattet. Es ist euer Tag und ihr habt das Recht zu entscheiden, wen ihr einladen möchtet. Letztendlich kommt es darauf an, dass ihr einen schönen Tag mit den Menschen verbringt, die euch am wichtigsten sind.

Dankeskarten: Wann verschicken?

Nach der Hochzeit ist es wichtig, dass ihr euch bei euren Gästen für ihr Kommen und die Geschenke bedankt. Dankeskarten solltet ihr spätestens zwei bis drei Monate nach der Hochzeit verschicken. Bei Send a Smile könnt ihr eure Dankeskarten im gleichen Style, wie eure Hochzeitseinladungen gestalten und individualisieren. Diese können ein schönes Foto von der Hochzeit und eine persönliche Danksagung enthalten. Achtet darauf, dass die Dankeskarten ebenfalls im Stil eurer Hochzeitseinladungen gestaltet sind, um einen harmonischen Abschluss zu schaffen.

Credit: Papeterie

Liebevolle Hochzeitspapeterie für euren schönsten Tag im Leben, könnt ihr bei Send a Smile online selbst gestalten. Ob Save-the-Date-Karten, Hochzeitseinladungen oder Dankeskarten.

Website: www.sendasmile.de

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